Organizzare una cerimonia virtuale di passaggio delle consegne

A cura di Stephen Sennett, segretario di club eletto, Rotary E-Club di Melbourne, Australia

Siamo quasi alla fine dell’anno rotariano e i club cominciano a pensare alla loro tradizionale cerimonia di passaggio delle consegne. Come per molte altre cose nel mondo dopo la pandemia di COVID-19, organizzare le cerimonie di persona non è possibile. I club si stanno chiedendo se rimandare o cancellare le cerimonie. Invece io vorrei porre un’altra domanda: perché non adattarsi e organizzare una cerimonia virtuale?

L’organizzazione della cerimonia potrebbe sembrare fuori dalla propria portata. Ma i miei amici australiani ricorderanno il grande successo della re-immaginazione dell’ANZAC Day; un’intera serie di cerimonie culturali tipicamente realizzate con la vicinanza fisica. Al contrario dell’ANZAC Day, abbiamo molte esperienze di eventi virtuali nel mondo.

La prima cosa che un club dovrebbe fare è chiedersi perché una cerimonia di passaggio delle consegne è importante per voi. A parte “la conviviale tipica del Rotary” questa risposta varia da un club all’altro. Ma questa è la chiave per ideare un evento virtuale che catturi tutto il significato di una cerimonia di persona. Elementi tipici di una cerimonia di passaggio delle consegne:

Celebrare i successi. Questo significa ripensare a un intero anno di duro impegno. Non dovrebbe trattarsi di un momento di vanità per il presidente e il consiglio direttivo, ma di qualcosa di cui tutti i Rotariani potranno essere orgogliosi.
Riconoscere il service. Riconoscere i soci che si sono distinti è ancora importante. Il grande impegno nel service e le donazioni generose vanno celebrati.
Cosa aspettarsi per l’anno entrante. Dobbiamo entusiasmarci delle nuove opportunità di service e occasioni di lavorare insieme per un futuro migliore. Ed è su questo che si basa la speranza.
Condividere l’amicizia. Ora più che mai dobbiamo rimanere connessi. Sebbene sia un po’ difficile scherzare su Zoom, dobbiamo cercare di mantenere forti i nostri legami di amicizia.

Ma come possiamo pianificare un evento del genere?

Definire il programma
Buone notizie! Il vostro programma non deve cambiare. Se il club ha un programma, usatelo e trasformatelo perché funzioni online.

Gestire l’evento
Dovreste avere un buon maestro di cerimonie. Avrete bisogno di questa figura per mantenere le cose in movimento, mantenere vivo l’interesse del pubblico e mantenere tutto in orario. Dovrebbe conoscere la piattaforma e le caratteristiche che offre per ospitare un evento. Poter disattivare l’audio di alcuni partecipanti può essere utile. È anche utile avere una seconda persona che gestisca la tecnologia mentre il maestro di cerimonie si occupa delle persone.

Gestire premi e riconoscimenti
Mettere da parte del tempo per consentire al presidente di club di annunciare i destinatari dei premi. Per quei riconoscimenti che non sono una sorpresa, come gli aumenti di livello di Amico di Paul Harris, spediteli in anticipo e fate in modo che i soci mostrino il loro nuovo status non appena vengono annunciati. Altri premi possono essere spediti in anticipo, e il destinatario può mostrarli durante la cerimonia. Per tradizioni come la consegna del collare presidenziale o il passaggio del martelletto, dato che non è possibile farlo fisicamente online, si può filmare in anticipo. I distintivi dei dirigenti possono anche essere spediti in anticipo o consegnati a domicilio.

Gestire un grande pubblico
Chiunque abbia partecipato a una chiamata con un pubblico numeroso su Zoom sa bene quanto sia difficile capire chi sta parlando, dove si trova una persona, anche se è l’unica persona non silenziata. La funzione Spotlight Video di Zoom consente all’organizzatore di selezionare una singola persona da far vedere a tutti. Durante la presentazione dei premi, questo potrebbe aiutare a inquadrare l’individuo in questione. Come per ogni evento con tanti partecipanti, è una buona idea pianificare con anticipo e fare delle prove.

Perché non aspettare fino a dopo la pandemia?
È un’opzione. La cerimonia di passaggio delle consegne appartiene al vostro club, e l’evento viene eseguito a beneficio dei vostri soci. Ma prima di affrettarvi a farlo, considerate anche che le cerimonie sono dei momenti particolari, e li organizziamo il più vicino possibile al passaggio della campana nell’anno rotariano come punto significativo di transizione. Più l’evento si allontana dal 1º luglio, meno significato assume la sua organizzazione. Una cerimonia di passaggio delle consegne di persona a novembre potrebbe avere più significato di una cerimonia virtuale a giugno.

Il COVID-19 rappresenta una sfida al coinvolgimento dei soci. Anche con tutti i nostri sforzi, i soci potrebbero avere difficoltà a sentirsi legati come lo erano una volta. I passaggi delle consegne sono una bellissima occasione per celebrare ciò che facciamo e il valore dell’appartenenza al club. Se ignoriamo un evento così importante, sarà più difficile per i nostri soci sentirsi entusiasti di pagare le loro quote a luglio.

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